Privatliv

Senest opdateret 11. oktober 2026

Dataansvarlig

Spilcafeen ApS er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Spilcafeen ApS CVR: 37354244 Vestergade 58A, 8000 Aarhus C E-mail: kontakt@spilcafeen.dk

Hvilke personoplysninger vi behandler

Vi behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige for at levere vores ydelser og drive vores caféer. Det drejer sig typisk om:

Bordbookinger: navn, telefonnummer, e-mail, antal personer og tidspunkt
Medlemskab: navn, e-mail, telefonnummer og købshistorik
Nyhedsbrev: e-mail og eventuelle interesser
Henvendelser: de oplysninger du selv sender til os, fx via e-mail eller telefon
Tekniske oplysninger: IP-adresse, browser og enhedstype, som bruges til drift og sikkerhed, samt anonym trafikmåling uden cookies (se afsnittet om cookies)

Formål og retsgrundlag

Vi behandler dine oplysninger for at kunne tage imod bookinger, administrere medlemskaber, sende dig nyhedsbreve hvis du har tilmeldt dig, besvare henvendelser og forbedre vores hjemmeside.

Retsgrundlaget er typisk databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale, fx booking eller medlemskab), litra a (samtykke, fx nyhedsbrev og marketing-cookies) eller litra f (legitim interesse, fx drift og sikkerhed af hjemmesiden).

Hvor længe gemmer vi dine oplysninger

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til formålet. Bookingoplysninger slettes typisk efter 12 måneder. Medlemsoplysninger gemmes så længe medlemskabet er aktivt og op til 3 år derefter. Bogføringsbilag opbevares i 5 år som krævet af bogføringsloven. Nyhedsbrevsoplysninger gemmes indtil du framelder dig.

Spilstarter

Spilstarter er vores opslagstavle, hvor gæster kan finde medspillere. Når du opretter eller melder dig til et spil, gemmer vi det fornavn du selv skriver, og din pinkode som en irreversibel kode (en hash) — den kan ikke læses tilbage til din pinkode. Vi gemmer også din IP-adresse som en uigenkendelig kode, så vi kan begrænse misbrug.

Vi beder hverken om e-mail, telefonnummer eller efternavn, og du skal ikke oprette en konto. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at drive tavlen og holde den fri for misbrug).

Tilmeldte kan skrive korte beskeder til hinanden på opslaget. Beskederne kan kun læses af dem, der er tilmeldt opslaget, og af personalet, som kan læse og fjerne beskeder ved klager. Beskeder gemmes sammen med en uigenkendelig kode for din IP-adresse (slettes efter et døgn) og bliver stående, indtil opslaget slettes, også hvis du melder dig fra. Så længe du er tilmeldt, kan du selv fjerne dine egne beskeder; så slettes teksten, og der står, at du har fjernet den. Fjerner personalet en besked, slettes både tekst og afsendernavn.

Det fornavn du skriver, er synligt for alle besøgende, så længe opslaget står på siden — det er hele pointen med tavlen. Skriv derfor kun et fornavn eller et kaldenavn.

Opslag og tilmeldinger slettes automatisk, senest tre døgn efter spillets tidspunkt. Fjerner du eller værten opslaget, slettes det med det samme. De koder vi udleder af IP-adresser, slettes efter et døgn. Vil du fjernes før tid, kan personalet i caféen gøre det med det samme.

Er spillet sat i gang af caféens personale, gemmer vi også fornavnene på de tilmeldte og deres antal på caféens bordreservation for aftenen, så personalet ved, hvem der kommer. Dér opbevares de sammen med caféens øvrige bookingoplysninger og slettes efter 12 måneder.

Når du logger ind på et opslag med navn og pinkode, sætter vi en nødvendig cookie (sc_ss_ efterfulgt af opslagets id), der husker adgangen på din enhed, indtil opslaget slettes. Den indeholder hverken dit navn eller din pinkode.

Spilforslag

I Spiloversigten kan du bede om et spilforslag. Antal spillere, spilletid og det du skriver i feltet sendes via Vercel AI Gateway til OpenAI, som vælger spil fra hylden i den café du har valgt. Vi sender ikke din IP-adresse eller andre oplysninger om dig med, og forespørgslen sendes kun til udbydere, der har en aftale med Vercel om ikke at gemme data (zero data retention).

Vi gemmer selv forespørgslen i 30 dage — antal, tid, din tekst, caféen og de foreslåede spil — for at kunne forbedre forslagene. Den gemmes uden IP-adresse eller anden kobling til dig. Din IP-adresse bruges kun som en uigenkendelig kode til at begrænse misbrug.

Skriv derfor ikke navne eller andre personlige oplysninger i feltet. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at hjælpe dig med at finde et spil og forbedre tjenesten).

Modtagere og databehandlere

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjeparter til markedsføringsformål. Vi bruger dog en række databehandlere, som behandler oplysninger på vores vegne under databehandleraftaler:

hextek — bordbooking
Regulars — medlemskort og gavekort
Klaviyo — nyhedsbreve, tilmeldingsformular og popups (kun efter dit samtykke)
Vercel — hosting af hjemmesiden og cookiefri trafikmåling (Vercel Analytics)
OpenAI via Vercel AI Gateway — spilforslag i Spiloversigten (uden IP-adresse og kun hos udbydere med en aftale om ikke at gemme data)
Stripe — betaling for arrangementer og kortgaranti for gruppeforespørgsler (Stripe Payments Europe, Irland)
Neon — database til Spilstarter og spilforslag
BoardGameGeek — billeder af spil i Spiloversigten og Spilstarter hentes direkte fra deres billedserver, som derved ser din IP-adresse

Betaler du for et arrangement, sker betalingen på Stripes egen betalingsside. Vi sender din e-mail (til kvitteringen), arrangementets navn, caféen, datoen og beløbet til Stripe — ikke dit navn eller telefonnummer. Kort- og betalingsoplysninger indtaster du direkte hos Stripe, og dem ser vi aldrig. Stripe er vores databehandler for selve betalingen og selvstændig dataansvarlig for at forebygge svindel og overholde hvidvaskreglerne. Vi registrerer betalingen uden dit navn og gemmer den i 5 år, som bogføringsloven kræver.

Kræver caféen kortgaranti på en gruppeforespørgsel, gemmer du dit kort på Stripes egen betalingsside, når du sender forespørgslen. Der trækkes intet, når kortet gemmes. Udebliver nogen, eller melder I afbud efter caféens frist, kan caféen opkræve det beløb pr. person, du har accepteret. Vi sender ikke dit navn, din e-mail eller dit telefonnummer til Stripe, når kortet gemmes. Stripes betalingsside kan selv bede om din e-mail, og den gemmer Stripe sammen med kortet. Kortnummeret ser vi aldrig. Opkræver caféen garantien, sender vi din e-mail til Stripe til kvitteringen. Kortet slettes hos Stripe, når garantien er afsluttet, og senest 7 dage efter besøget.

Kort og rutevejledning åbnes som links til Google Maps i et nyt vindue. Først når du klikker, sender din browser oplysninger til Google, og det sker efter Googles egne vilkår.

Vercel, OpenAI, Klaviyo, Neon og BoardGameGeek er amerikanske virksomheder. Overførsel til USA sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og, hvor leverandøren er certificeret, EU-U.S. Data Privacy Framework. Selve databasen hos Neon ligger i Storbritannien, som EU-Kommissionen har godkendt som et sikkert tredjeland. Stripe kan overføre oplysninger til Stripe, Inc. i USA på samme grundlag.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine oplysninger:

Ret til indsigt i hvilke oplysninger vi behandler om dig
Ret til berigtigelse af forkerte oplysninger
Ret til sletning i visse tilfælde
Ret til begrænsning af behandlingen
Ret til dataportabilitet
Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen
Ret til at trække et samtykke tilbage

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os på kontakt@spilcafeen.dk. Du har også ret til at klage til Datatilsynet — du finder kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.

Cookies

En cookie er en lille tekstfil, der gemmes i din browser og gør det muligt at genkende din enhed ved efterfølgende besøg. Vi bruger så få som muligt:

Nødvendige cookies, som ikke kræver samtykke: NEXT_LOCALE husker dit sprogvalg, og sc_cookie_consent husker dit cookievalg. Begge gemmes i 12 måneder. Logger du ind på et Spilstarter-opslag, husker sc_ss_ efterfulgt af opslagets id adgangen, indtil opslaget slettes (højst ca. 32 dage). Derudover gemmes dit valg af café og hvilke beskeder du har set, lokalt i din browser (localStorage), indtil du selv sletter det.
Marketing-cookies fra Klaviyo, fx __kla_id (gemmes i op til 2 år), sættes kun hvis du har accepteret dem i cookiebanneret. De bruges til nyhedsbrevs-tilmeldingen, popups og til at genkende dig som modtager af vores nyhedsbrev.

Vores trafikmåling (Vercel Analytics) sætter ingen cookies og gemmer ingen oplysninger, der kan identificere dig. Den tæller sidevisninger og enhedstype i anonymiseret form.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage eller ændre dit valg under "Cookieindstillinger" nederst på alle sider. Du kan også slette cookies via din browsers indstillinger.

Ændringer af denne politik

Vi opdaterer denne politik når vi ændrer vores behandling af personoplysninger eller når lovgivningen ændrer sig. Den seneste version vil altid være tilgængelig her på siden.

Kontakt

Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at skrive til os på kontakt@spilcafeen.dk eller ringe til den café, der ligger nærmest dig.